Administrasi Akademik

ADMINISTRASI AKADEMIK

A.  Mahasiswa Baru

  1. Mahasiswa reguler

a.Pendaftaran:

  1. Mengisi formulir pendaftaran.
  2. Melampirkan foto kopi ijazah SLTA dilegalisasi yang berwenang sebanyak 2 (dua) lembar.
  3. Melampirkan foto kopi hasil ujian nasional dilegalisasi yang berwenang sebanyak 2 (dua) lembar.
  4. Menyerahkan pas foto berwarna 2×3 sebanyak 2 (dua) lembar.
  5. Mendapatkan kartu tes seleksi

 

b.Seleksi melalui dua jalur:

  • Jalur Prestasi Akademik

Bagi calon mahasiswa yang memiliki nilai rata-rata raport
kelas I dan II lebih dari 7,5, maka bisa diterima tanpa tes.

  • Jalur Tes
  1. Tes tulis: Kelompok IPA dan IPS.
  2. Wawancara
  3. Pengumuman hasil seleksi.

c.Daftar Ulang (Registrasi):

  1. Menyerahkan foto kopi pengumuman 1 (satu) lembar;
  2. Mengisi format daftar ulang;
  3. Mengisi surat pernyataan bermeterai Rp.6.000,- dan
  4. Menyerahkan foto kopi bukti pembayaran daftar ulang 1 (satu) lembar (menunjukkan aslinya).

d.OSPEK/PKK-MB

  1. Pendaftaran PKK-MB: mengisi format pendaftaran PKK-MB dan mendapat kartu PKK-MB
  2. Pelaksanaan PKK-MB: mengisi presensi.

e.Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) terdiri dari 10 digit

    Contoh :            

                                            11 01 16 0 001

Keterangan:  11 kode Fakultas.

01 Kode Prodi.

16 Tahun Masuk.

0   Kode Mahasiswa.

001 Nomor Urut Mahasiswa.

Kode Fakultas  (2 angka):

11  : Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

12  : Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

13  : Fakultas Perikanan dan Kelautan

14  : Fakultas Teknik

15  : Fakultas MIPA

Kode Prodi  (2 angka):

01: PPKn

02: Pendidikan Ekonomi-Akuntansi

03: Pendidikan Biologi

04: Pendidkan Matematika

05: Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia

06: Pendidikan Bahasa Inggris

07: Ilmu Politik

08: Ilmu Komunikasi

09: Ilmu Perikanan

10: Ilmu Kelautan

11: Teknik Industri

12: Teknik Informatika

13: Biologi

14: Matematika

15: Pendidikan Guru Pendidikan Anak Usia Dini

16: Pendidikan Guru Sekolah Dasar

Tahun masuk (2 angka):  18 = tahun masuk 2018

Kode mahasiswa:

0   : mahasiswa reguler,

9  : mahasiswa transfer/mutasi/pindah prodi

Nomor urut mahasiswa di masing-masing Prodi setiap tahun masuk (3 angka).

f.Perwalian: mengisi kartu rencana studi (KRS) secara online

g.Pengadaan dan pengambilan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) di BAAK.

2.Mahasiswa Transfer

a.Pendaftaran:

  1. Mengisi formulir pendaftaran.
  2. Melampirkan foto kopi ijazah PT asal dilegalisasi yang berwenang sebanyak 2 (dua) lembar.
  3. Melampirkan foto kopi transkrip PT asal dilegalisasi yang berwenang sebanyak 2 (dua)  lembar.
  4. Menyerahkan pas foto berwarna 2×3 sebanyak 2 lembar.
  5. Mendapatkan Kartu Peserta Tes Seleksi.

b.Seleksi:

  1. Tes tulis : menandatangani presensi tes tulis
  2. Wawancara: menandatangani presensi wawancara
  3. Pengumuman hasil seleksi.

c.Daftar Ulang (Registrasi):

  1. Menyerahkan foto kopi pengumuman 1 (satu) lembar;
  2. Mengisi format daftar ulang;
  3. Mengisi surat pernyataan bermeterai Rp.6.000,- dan
  4. Menyerahkan foto kopi bukti pembayaran daftar ulang 1 (satu) lembar (menunjukkan aslinya).

d.PKK-MB

  1. Pendaftaran PKK-MB: mengisi format pendaftaran PKK-MB dan mendapat kartu PKK-MB
  2. Pelaksanaan PKK-MB: mengisi presensi.
  3. Wajib mengikuti PKK-MB dan memperoleh NPM UNIROW Tuban.

e.Perwalian:

  1. Mengisi kartu rencana studi (KRS) secara online
  2. Konversi matakuliah

f.Pengadaan dan pengambilan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) di BAAK.

3.Mahasiswa mutasi dari PT lain ke prodi yang sama

a.Surat permohonan mutasi kepada Rektor dilampiri surat keterangan mutasi dari PT asal

b.Surat balasan dari Rektor atau a.n. Rektor, WR I

c.Pendaftaran:

  1. Mengisi formulir pendaftaran.
  2. Melampirkan surat balasan dari Rektor atau a.n. Rektor, WR I
  3. Melampirkan foto kopi Daftar Nilai yang dilegalisasi oleh PT asal.
  4. Melampirkan foto kopi ijazah SLTA dilegalisasi yang berwenang sebanyak 2 (dua) lembar.
  5. Menyerahkan pasfoto berwarna 2×3 sebanyak 2 (dua) lembar
  6. Mendapatkan kartu tes seleksi.

d.Seleksi:

  1. Tes tulis: tanda tangan presensi
  2. Wawancara: tanda tangan presensi wawancara
  3. Pengumuman hasil seleksi

e.Daftar Ulang (Registrasi):

  1. Menyerahkan foto kopi pengumuman 1 (satu) lembar;
  2. Mengisi format daftar ulang;
  3. Mengisi surat pernyataan bermeterai Rp.6.000,- dan
  4. Menyerahkan foto kopi butki pembayaran daftar ulang 1 (satu) lembar (menunjukkan aslinya).

f.PKK-MB

  1. Pendaftaran PKK-MB: mengisi format pendaftaran PKK-MB dan mendapat kartu PKK-MB.
  2. Pelaksanaan PKK-MB: mengisi presensi.
  3. Wajib mengikuti PKK-MB dan memperoleh NPM UNIROW Tuban.

g.Perwalian:

  1. Mengisi kartu rencana studi (KRS) secara online.
  2. Konversi matakuliah.

h.Pengadaan dan pengambilan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) di BAAK.

 

4.Mahasiswa pindah program studi di lingkungan UNIROW

a.Surat permohonan pindah prodi kepada Rektor dilampiri surat persetujuan Dekan dan Kaprodi yang ditinggalkan.

b.Surat balasan dari Rektor atau a.n. Rektor, WR I.

c.Pendaftaran:

  1. Mengisi formulir pendaftaran;
  2. Melampirkan surat balasan dari Rektor atau a.n. Rektor, WR I
  3. Melampirkan foto kopi ijazah SLTA dilegalisasi yang berwenang sebanyak 2 lembar;
  4. Menyerahkan pas foto berwarna 2×3 sebanyak 2 lembar;
  5. Mendapatkan kartu tes seleksi.

d.Seleksi:

  1. Tes tulis: tanda tangan presensi
  2. Wawancara: tanda tangan presensi wawancara
  3. Pengumuman hasil seleksi

e.Daftar Ulang (Registrasi):

  1. Menyerahkan foto kopi pengumuman 1 (satu) lembar;
  2. Mengisi format daftar ulang;
  3. Mengisi surat pernyataan bermeterai Rp.6.000,- dan
  4. Menyerahkan foto kopi bukti pembayaran daftar ulang 1 (satu) lembar (menunjukkan aslinya).

f.PKK-MB

  1. Pendaftaran PKK-MB: mengisi format pendaftaran PKK-MB dan mendapat kartu PKK-MB.
  2. Pelaksanaan PKK-MB: mengisi presensi.
  3. Wajib mengikuti PKK-MB dan memperoleh NPM UNIROW Tuban.

g.Perwalian:

  1. Mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) secara online
  2. Konversi matakuliah

h.Pengadaan dan pengambilan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) di BAAK.

B.  Mahasiswa Lama

  1. Daftar Ulang (Her-Registrasi):

a.Mengisi format daftar ulang,

b.Melampirkan foto kopi bukti pembayaran daftar ulang 1 (satu) lembar (menunjukkan aslinya).

  1. Perwalian: Mengisi KRS (Kartu Rencana Studi) dan pengambilan KHS (Kartu Hasil Studi) secara online;
  2. Pengadaan dan Pengambilan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) di BAAK.

C.  Mahasiswa mutasi ke PT lain

1.Mengajukan permohonan:

Membuat surat permohonan pindah ditujukan kepada Rektor

UNIROW Tuban dilampiri:

a.Surat keterangan bebas peminjaman perpustakaan;

b.Surat Keterangan bebas peminjaman alat laboratorium;

c.Bukti bebas tanggungan keuangan;

d.KTM;

e.KHS.

   2.Persetujuan permohonan:

a.Mendapatkan surat keterangan mutasi.

b.Mendapatkan Daftar Hasil Studi Komulatif.

D.     Perkuliahan

  1. Dosen:

a.Membuat rencana perkuliahan

b.Mengisi daftar hadir

2.Mahasiswa: tanda tangan daftar hadir

E.     Praktikum

  1. Dosen:

a.Membuat pedoman praktikum

b.Membuat rencana praktikum

c.Mengisi daftar hadir

     2.Mahasiswa: tanda tangan daftar hadir.

F.     Ujian Semester

  1. Secara Umum:

a.Membuat Tata tertib UAS

b.Membuat berita acara UAS

c.Membuat presensi UAS

d.Menggandakan naskah soal

e.Menyediakan lembar jawab

f.Menyediakan Kartu Rencana Ujian (KRU) UAS

2.Dosen:

a.Membuat soal

b.Mengumpulkan hasil ujian semester pada Program Studi masing-masing

3.Mahasiswa:

1.Pendaftaran:

a.Mengisi kartu rencana ujian (untuk UAS)

b.Melampirkan foto kopi KTM 1 lembar (untuk UAS)

c.Melampirkan foto kopi bukti lunas pembayaran 1 lembar

2.Pelaksanaan ujian semester:

a.Tanda tangan presensi ujian semester

b.Membawa KTM, bukti lunas pembayaran

c.Membawa kartu peserta ujian (untuk UAS).

 

G.     Izin Tidak Masuk Kuliah

Pengajuan permohonan:

Mahasiswa membuat surat permohonan ditujukan kepada Ketua Program Studi dilampiri:

a.Surat keterangan dokter jika sakit, atau

b.Surat keterangan dispensasi dari pejabat terkait jika ada keperluan.

H.     Cuti Kuliah

  1. Pengajuan permohonan:

Mahasiswa membuat surat permohonan cuti ditujukan kepada Dekan dilampiri:

a.Surat keterangan dari dokter jika sakit, atau

b.Surat keterangan bidan/dokter jika melahirkan, atau

c.Surat dispensasi/keterangan dari pihak terkait jika ada keperluan.

  1. Persetujuan permohonan: surat keterangan cuti dari Dekan.

 

I.     Terminal Kuliah

1.Pengajuan permohonan:

Mahasiswa membuat surat permohonan  terminal kuliah ditujukan kepada Rektor  dilampiri:

a.Foto kopi bukti pembayaran terakhir satu lembar

b.KTM

c.Surat keterangan bebas peminjaman perpustakaan

d.Surat keterangan bebas peminjaman laboratorium.

2.Persetujuan permohonan: surat keterangan terminal kuliah dari Rektor atau a.n. Rektor, WR 1.

J.    Diterminalkan Kuliah

  1. Pengajuan permohonan:

a.Data pengajuan diterminalkan kuliah dari Kaprodi

b.Surat Pengusulan Diterminalkan Kuliah dari Dekan kepada Rektor.

2.Persetujuan permohonan:

a.Surat keterangan diterminalkan kuliah dari Rektor atau a.n. Rektor, WR I

b.Surat pemberitahuan kepada orangtua/wali mahasiswa.

 

K.    Aktif Kuliah Kembali

  1. Aktif kuliah kembali dari cuti kuliah

a. Pengajuan Permohonan: Surat permohonan aktif kuliah kembali kepada Dekan.

b. Persetujuan permohonan: Surat Keterangan Aktif Kuliah dari Dekan.

  1. Aktif kuliah kembali dari terminal kuliah

a.Pengajuan Permohonan: Surat permohonan aktif kuliah kembali kepada Rektor

b.Persetujuan permohonan: Surat Keterangan Aktif Kuliah dari Rektor atau a.n. Rektor, WR I.

  1. Aktif kuliah kembali dari diterminalkan kuliah

a.Pengajuan Permohonan: Surat permohonan aktif kuliah kembali kepada Rektor dilampiri: kopian KTM satu lembar, kopian KHS rangkap satu, kopian pelunasan biaya kuliah sampai akhir batas waktu diterminalkan (menunjukkan lampiran yang aslinya semua).

b.Persetujuan permohonan: Surat Keterangan Aktif Kuliah dari Rektor atau a.n. Rektor, WR I.

L.     Berhenti Kuliah

1. Berhenti kuliah karena mengundurkan diri

a.Pengajuan permohonan:

Mahasiswa membuat surat permohonan berhenti kuliah ditujukan kepada Rektor  dilampiri:

1)  Kopian bukti pembayaran terakhir satu lembar

2)   KTM

3)   Surat keterangan bebas peminjaman perpustakaan

4)Surat keterangan bebas peminjaman laboratorium

5)KHS

b.Persetujuan permohonan:

1)   Mendapatkan surat keterangan berhenti kuliah dari Rektor.

2)   Mendapatkan Daftar Hasil Studi

2. Berhenti kuliah karena meninggal dunia

a.   Pengajuan permohonan:

Pihak mahasiswa menyerahkan surat keterangan meninggal dari pihak terkait

b.   Persetujuan permohonan:

1)   Surat keterangan berhenti kuliah dari Rektor.

2)   Daftar hasil studi.

M.     Diberhentikan Kuliah

a.  Pengajuan permohonan:

a) Data pengajuan diberhentikan kuliah dari Kaprodi.

b) Surat Pengusulan Diberhentikan Kuliah dari Dekan kepada Rektor.

b.  Persetujuan permohonan:

1)   Surat Keputusan diberhentikan kuliah dari Rektor.

2)   Surat pemberitahuan kepada mahasiswa dan orangtua mahasiswa.

N.     Proses Kelulusan dan Yudisium

1.Kaprodi mengusulkan kepada Dekan untuk menerbitkan SK Yudisium dengan melampirkan:

       a.Daftar Nama Mahasiswa yang diusulkan Lulus (rangkap satu) yang ditandatangi oleh Kaprodi.

b.Berkas-berkas tiap mahasiswa dimasukkan dalam satu map,  yang terdiri dari: Biodata Tahap Akhir,  satu lembar foto kopi Ijazah terakhir yang dilegalisasi, Pasfoto hitam putih ukuran 3×4  sebanyak 6 (enam) lembar dan ukuran 2×3 sebanyak dua lembar.

2.Kaprodi memperoleh tanda terima dari Dekan.

3.Dekan memberikan Surat Rekomendasi kepada BAAK untuk memvalidasi berkas.

4.Kepala BAAK menugasi  staf untuk memvalidasi berkas.

5.Penerbitan SK Yudisium dan Surat Keterangan Lulus oleh Dekan.

6.Dalam Prosesi Yudisium Mahasiswa mendapatkan:

a.Surat Keterangan Lulus

b.Formulir Pengambilan Ijazah/transkrip dan SKPI untuk FKIP

c.Pengumuman waktu Wisuda

O.     Penerbitan Ijazah dan SKPI

  1. Dekan mengusulkan penerbitan Ijazah dan SKPI kepada Rektor  dengan melampirkan SK Yudisium.
  2. Rektor menerbitkan SK Penerbitan Ijazah dan SKPI setelah dilakukan validasi oleh BAAK dan WR I.
  3. Berdasarkan SK tersebut BAAK memroses Lembar Ijazah dan SKPI dengan mekanisme, sebagai berikut :

a.Penyiapan dan Penyimpanan Blangko Ijazah:

1)   Rektor menugasi Kepala BAAK untuk memesan Blanko Ijazah dan SKPI  sesuai dengan Format dan jumlah yang ditentukan.

2)   Pengambilan Blanko Ijazah dan SKPI oleh WR I, Kepala BAAK dan petugas lain yang ditunjuk Rektor, disertai penandatanganan Berita Acara serah terima oleh Peruri dan dokumentasi.

3)   Setelah sampai di kampus dilakukan penghitungan jumlah box/kardus oleh petugas yang ditunjuk disaksikan Kepala BAAK, WR I, dan Perwakilan Dekan.

4)   Blanko disimpan secara aman oleh  Kepala BAAK pada almari yang ditentukan dengan di kunci tiga gembok.

5)   Pembawa kunci  adalah WR I, Kepala BAAK, dan Kabag Akademik.

b.Memroses lembar Ijazah dan SKPI

1)  Rektor menerbitkan SK Petugas Pemroses Lembar Ijazah dan SKPI atas usulan Kepala BAAK.

2)  Setiap membuka kardus blanko Ijazah harus dihitung isinya oleh petugas, disaksikan WR I, Kepala BAAK, dan perwakilan Dekan. Selanjutnya dibuat Berita Acara Penghitungan yang ditandatangani oleh Petugas penghitung, WR I, Kepala BAAK, dan perwakilan Dekan.

3)  Dalam pemrosesan Lembar Ijazah petugas mengajukan penggunaan blanko ijazah  kepada Kepala BAAK maksimal 400 lembar blanko ijazah setiap pengajuan, disertai penandatanganan Berita Acara serah terima oleh Petugas penghitung, WR I, Kepala BAAK dan perwakilan Dekan. Apabila terdapat kesalahan/kerusakan dalam pemrosesan, maka petugas pemroses membuat Berita Acara yang ditandatangani oleh petugas pemroses Lembar Ijazah dan Kepala BAAK, serta disaksikan dan ditandatangani oleh WR I dan perwakilan Dekan.

4)  Kabag Akademik memroses Lembar Ijazah berdasarkan SK Penerbitan Ijazah dan berkas usulan kelulusan.

5)  Kabag Akademik dibantu staf administrasi yang ditunjuk, menempel pas foto mahasiswa yang bersangkutan hitam putih ukuran 3 x 4 pada Lembar Ijazah sesuai ketentuan.

4.Penandatanganan serta penyerahan Ijazah dan SKPI

a. Kabag Akademik atau staf BAAK yang ditunjuk, menyerahkan kepada Kaprodi masing-masing Lembar Ijazah yang telah diproses untuk divalidasi dan diparaf Kaprodi dan menandatangi Berita Acara serah terima Lembar Ijazah.

b. Setelah Kaprodi memvalidasi kebenaran isi Lembar Ijazah sesuai dengan Daftar Usulan Kelulusan, maka Kaprodi membubuhkan tanda paraf di samping kanan nama Rektor  pada Lembar Ijazah. Apabila ada yang belum benar pada Lembar Ijazah, maka Kaprodi membuat Berita Acara untuk dikoordinasikan lebih lanjut. Selanjutnya Kaprodi menyerahkan Lembar Ijazah kepada Dekan masing-masing dengan menandatangani Berita Acara Serah Terima Lembar Ijazah.

c.  Setelah Dekan memvalidasi kebenaran Lembar Ijazah berdasarkan SK Yudisium, maka Dekan membubuhkan paraf di sebelah kanan nama Rektor  dengan posisi di sebelah kanan paraf Kaprodi pada Lembar Ijazah. Apabila ada yang belum benar pada Lembar Ijazah, maka Dekan membuat Berita Acara untuk dikoordinasikan lebih lanjut. Selanjutnya, Dekan menyerahkan kepada Ka BAAK Lembar Ijazah dengan menandatangi Berita Acara serah terima Lembar Ijazah.

d.  Setelah Kepala BAAK memvalidasi kebenaran Lembar Ijazah berdasarkan SK Penerbitan Ijazah, maka Kepala BAAK membubuhkan tanda paraf di samping kiri nama Rektor pada Lembar Ijazah, selanjutnya WR I membubuhkan tanda paraf di samping kiri nama Rektor dalam posisi di sebelah kiri paraf Kepala BAAK. Apabila ada yang belum benar pada Lembar Ijazah,  maka   Kepala BAAK   maupun   WR I  membuat Berita Acara untuk dikoordinasikan lebih lanjut.

e.  Setelah Lembar Ijazah diparaf Kaprodi, Dekan, Kepala BAAK, dan WR I, maka Rektor membubuhkan tanda tangan pada Lembar Ijazah. selanjutnya dikopi: dua lembar untuk arsip universitas dan lima lembar dilegalisasi dekan untuk mahasiswa.

f.  Ijazah, SKPI, dan lima lembar kopian yang telah dilegalisasi oleh Dekan masing-masing selanjutnya diserahkan kepada mahasiswa yang bersangkutan setelah mahasiswa tersebut memenuhi persyaratan sebagaimana yang ada dalam Lembar Pengambilan Ijazah.

g. Mahasiswa membubuhkan tanda tangan pada Buku Tanda Terima Ijazah.

P.    Wisuda

  1. SK Wisuda
  2. Buku Wisuda
  3. Orasi Ilmiah
  4. Piagam Wisuda
  5. SK Wisudawan Berprestasi
  6. Piagam Wisudawan Berprestrasi
  7. Tata Tertib Wisuda.